IDENTITEIT

Bedrijfsnaam:PBA Innovate B.V.
Adresgegevens:Grote Voort 5
8041 AM Zwolle
Contactpersoon privacygerelateerde vragen:dhr. P. Plas
038 4227789

DOELEINDEN

  • Doel waarvoor persoonlijke gegevens worden verwerkt:PBA Innovate B.V. verwerkt enkel persoonlijke gegevens van personeelsleden van haar cliënten (veelal ondernemingen) die betrokken zijn bij de uitvoering van projecten waarvoor subsidie of andere vormen van financiële ondersteuning is verstrekt, en voor zover vastlegging en verwerking noodzakelijk is in het kader van het beheer en van de afrekening/declaratie van de betreffende subsidies of andere financiële regelingen, alsmede ten behoeve van controles die na vaststelling eventueel nog zouden kunnen plaatsvinden. De vastlegging vindt plaats binnen specifieke projectdossiers in de voorbereiding van de aanvragen om subsidie/financiering, gedurende de projectuitvoering, ten behoeve van de afrekening, en gedurende een minimaal vereiste termijn na afrekening waarbinnen eventueel door de subsidie verlenende instantie, de financierende instantie, of andere bevoegde autoriteiten zoals de belastingdienst nog controles op het project of de afrekening/declaratie kunnen worden uitgeoefend. Primair wordt als uitgangspunt hierbij een bewaartermijn van 7 jaar – wettelijke fiscale bewaarplicht – gehanteerd (termijn gaat in op het moment van indiening van het verzoek tot vaststelling, of indiening van de mededeling inzake de realisatie). Indien – in uitzonderlijke gevallen (zoals in het kader van specifieke Europese subsidieregelingen) een langere bewaartermijn wordt vereist, zal deze bewaartermijn voor de gegevens worden gehanteerd. In dat geval, is dit nadrukkelijk in het betreffende dossier vermeld (veelal als eis opgenomen in de verleningsbeschikking).

  • Persoonsgegevens die voor bovengenoemde doeleinden kunnen worden vastgelegd en verwerkt betreffen (vastlegging van de gegevens vindt alleen plaats indien noodzakelijk in het kader van beheer, afrekening of eventuele controle achteraf van aangevraagde en/of toegezegde subsidies en andere vormen van financiële ondersteuning):

    • Voornaam
    • Achternaam
    • BSN
    • Salarisgegevens
    • E-mail adressen (zakelijke adressen)
    • Functienaam/functietitel

  • PBA Portal
    De PBA portal wordt door PBA Innovate aan haar cliënten (bedrijven) beschikbaar gesteld ten behoeve van de registratie van projectgerelateerde uren door binnen projecten betrokken medewerkers van deze cliënten. Ten behoeve van en in het kader van deze registratie worden de volgende persoonsgegevens in deze Portal vastgelegd:

    • Voornaam
    • Achternaam
    • BSN
    • E-mail adres (zakelijk adres)
    • Functienaam/functietitel
    • Gerealiseerde projecturen (per project op dagbasis)

    Deze gegevens worden vastgelegd in het kader van de administratieve verplichtingen die van toepassing zijn naar aanleiding van één of meer aan de cliënt toegekende subsidies. De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de betreffende medewerker (Custom Account) zelf, alsmede de hiervoor door de cliënt vastgestelde coördinator (Manager Account), en de medewerker(s) van PBA Innovate die zijn belast met uitvoerende taken in het kader van beheer van de betreffende subsidie(s).

  • Informatieverstrekking

    Zonder nadrukkelijk akkoord van de cliënt (welke in het projectdossier wordt vastgelegd), worden de persoonsgegevens – of hieruit afgeleide geaggregeerde gegevens – door PBA Innovate niet aan derden verstrekt. Verstrekking van dergelijke gegevens aan subsidieverlenende instanties en autoriteiten in het kader van het beheer van subsidieprojecten (ten behoeve van voortgangsrapportages, voorschotdeclaraties, vaststellingen van subsidies, en andere verplichtingen die voortvloeien uit de subsidieverlening) vindt plaats in het kader van de overeenkomst die geacht wordt tot stand te zijn gekomen tussen cliënt(en) en subsidieverlenende instantie(s) door het indienen van de aanvraag om subsidie, en het verstrekken van een beschikking tot verlening van de subsidie door de subsidieverlenende instantie(s). De volmachten die in het kader van deze projecten aan PBA Innovate door cliënten ter vertegenwoordiging van haar door PBA Innovate richting de betreffende subsidieverlende instantie(s) zijn en worden verstrekt, omvatten – tenzij nadrukkelijk anders vermeld – ook de instemming tot verstrekking van de noodzakelijke persoonsgegevens aan deze subsidieverlende instantie(s) in het kader van het beheer en afrekening van de subsidies.

    Wij zullen in geen enkel ander geval persoonsgegevens die bij ons bekend en in beheer zijn, verstrekken aan derden (d.w.z. partijen waarmee geen overeenkomst – in welke vorm dan ook – tot stand is gekomen die vanuit haar inhoud en aard de verstrekking van dergelijke gegevens vereist).

GEBRUIK VAN COOKIES

Op de site van PBA Innovate worden geen cookies gebruikt. Bij de urenportal, welke door klanten van PBA Innovate kan worden gebruikt ten behoeve van de registratie/vastlegging van uren alsmede voor het delen van documenten, wordt ten behoeve van inloggen (via Google) cookies gebruikt. Hiermee wordt alleen de inlogstatus vastgelegd.

NIEUWSBRIEVEN

PBA Innovate maakt geen gebruik van nieuwsbrieven of andere vormen van direct mailing. Vanuit de PBA Portal worden wel periodiek herinneringen (wekelijkse email remainder) gegenereerd en verzonden aan de gebruikers van deze Portal (via de aan hen door hun werkgever verstrekte zakelijke email adressen) teneinde hen te herinneren aan de verplichting tot het tijdig registreren van de door hen gemaakte projecturen. Deze herinnering is een dienst die deel uitmaakt van de dienstverlening die PBA Innovate met haar portal biedt, en die door cliënten die gebruik maken van de Portal als zodanig wordt afgenomen. Op nadrukkelijk verzoek van de cliënt of van de individuele portalgebruiker zal door PBA Innovate het verzenden van deze herinnering worden uitgezet.

INZAGE EN CORRECTIE

Als cliënt, of als medewerker van clënt, heeft u recht op inzage van uw persoonsgegevens die door PBA Innovate zijn/worden vastgelegd. Hiervoor kunt u een verzoek indienen, welke zal worden afgehandeld door de contactpersoon voor privacygerelateerde vragen. U kunt hierbij tevens verzoeken om correctie of verwijdering van de betreffende persoonsgegevens (of delen hiervan). Verwijdering zal en mag echter enkel plaatsvinden indien de gegevens niet meer relevant zijn (d.w.z. niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn vastgelegd).

BEVEILIGING

De persoonsgegevens worden vastgelegd in specifieke projectdossiers die per klant in het kader van de opstart, uitvoering en beheer van een project worden aangemaakt. Deze dossiers worden door PBA Innovate opgeslagen in een Google Cloud omgeving. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de direct bij de uitvoering van dit project betrokken medewerkers van PBA Innovate. Toegangsrechten worden ingetrokken indien de medewerker niet meer bij de uitvoering van het project is betrokken, en/of niet langer voor PBA Innovate werkzaam is. Voor toegang tot de dossiers geldt altijd een two-step log-in procedure (two-step verification).

Contact

Neem vrijblijvend contact op om kennis te maken met de diensten van PBA Innovate.
Samen maken wij van uw idee een succes.

PBA Innovate

Klapperdijk 5
8191AB
Wapenveld
Telefoon: 038-4227789
Mail: pplas@pba-innovate.nl